In atentia mea

5 Sfaturi De Top Pentru Un E-mail Curat Si Mai Putin Stres Partea a II-a

Acest articol are numarul 2 in seria de articole Email si time management

emailAcest articol este partea a II-a din seria „5 Sfaturi De Top Pentru Un E-mail Curat Si Mai Putin Stres”, articol scris de Sebastian Papp.

Pentru partea I CLICK AICI

Sa continuam prima parte…

Asadar, cateva sfaturi de inceput, de bun simt, cand vine vorba de utilizarea e-mailului:

1. Curata-l o singura data, Maxim de doua ori pe zi (preferabil o data in jurul orei 12 si inca o data mai pe seara )

2. Incearca sa raspunzi la mesaje in maximum 3 minute cat mai scurt si la obiect ( depinde si de e-mail dar totusi incearca sa nu te lalai…. sa petreci peste 10 minute scriind un amarat de mesaj. Mai bine suna persoana respectiva si esti de 100 de ori mai castigat atat tu cat si ea)

3. Daca un e-mail nu iti este O.K. ( continutul acestuia, persoana de la care l-ai primit, ora etc.), nu-l lasa „sa putrezeasca” acolo, fa-i ceva:

a. il stergi

b. delegi acel e-mail asistentei tale (daca ai una)

c. il salvezi (arhivezi pentru mai tarziu)

d. il programezi sa il primesti in alta zi (acum fiind deja ocupat cu proiectele pe care le ai)

4. Seteaza in Gmail optiunea cu 5 casute de primire in loc de una sau 3. Acestea 5 fiind: Primar, Social, Oferte, Updates, Forums. Google deja a studiat o multime de e-mailuri si ti le va filtra pe fiecare in functie de continutul acestuia !

Asadar, in loc sa vezi 500 de e-mailuri in casuta principala, vei gasi probabil doar 100-150 care sunt de la persoane reale ce vor sa intre in contact cu tine, restul nefiind urgente sau importante, ci doar simple oferte, actualizari etc.

5. Vrei sa faci citirea & raspunderea mailurilor cea mai placuta sarcina a ta ? Foloseste urmatoarea aplicatie si iti garantez ca te vei indragosti de ea si vei dori sa o folosesti mult timp de aici inainte: http://emailga.me/
inbox_zeroTOP 3 resurse excelente ce se integreaza cu e-mail si te ajuta sa devii mai productiv:

  • sanebox
  • raportive
  • boomerang

 

Alte Resurse Utile De Utilizat :

https://rapportive.com – aflii mai multe detalii despre persoanele ce te contacteaza, intr-o singura casuta
https://www.sanebox.com/ – filtru de e-mailuri mai avansat decat cel de la Gmail – Google

http://www.boomeranggmail.com/ – foarte bun pentru setarea e-mailurilor, programarea acestora etc.)

https://unroll.me/ – dezabonarea facuta intr-un mod usor, rapid si distractiv

http://www.otherinbox.com/organizer/ – organizare eficienta a inboxului

http://www.getsignals.com/ – contorizeaza emailurile deschise, clickurile etc. – se poate sincroniza si cu OutLook

http://www.rightinbox.com/ – Programeaza mailurile sa se trimita in mod automat mai tarziu

https://ifttt.com/ – foarte bun pentru automatizarea emailului, sincronizat cu alte servicii

https://www.followupthen.com/

http://www.otherinbox.com/

 

Sunt curios pe tine ce unelte si idei te-au atras si le voi folosi cel mai mult in viitorul apropiat ?

Astept feedbackul tau intr-un comentariu mai jos !

 

PS: Daca ai sugestii si idei nu ezita sa ne spui si parerea ta referitor la acest subiect, conteaza foarte mult pentru noi si ne va ajuta sa dezvoltam materialele creeate pentru ca doar in acest fel vor beneficia cat mai multi oameni.

 

surse imagini:

http://www.flawd.se/

http://www.bestlegalpractices.com/

http://businesstrainingadvice.wordpress.com/

Standard
In atentia mea

5 Sfaturi De Top Pentru Un E-mail Curat Si Mai Putin Stres Partea I

Acest articol are numarul 1 in seria de articole Email si time management

productivity

Acest articol este scris de Sebastian Papp

Daca esti genul de persoana careia ii place sa fie productiva si eficienta, si cateodata volumul de informatie te copleseste, sunt sigur ca articolul de azi iti va placea enorm si il vei gasi util atat in viata ta personala cat si in cea profesionala. Astazi iti voi oferi cateva din cele mai bune solutii eficiente ce tin de managementul & curatarea celui mai mare „mancator de timp” din zilele noastre. Da, Inboxul tau, fie ca vorbim de yahoo, gmail etc! Tinand cont de ritmul cu care se misca lucrurile in prezent in era informatiei, nu a fost niciodata mai usor sa fii extrem de productiv. Niciodata.

Cu toate acestea, numarul de unelte ce iti sunt puse la dispozitie de multe ori „parca” mai mult te incurca, in loc sa te ajute (nestiind ce sa alegi). De fapt, nu e nevoie sa ai anumite aptitudini, sa ai talent si inclinatie catre management timpului sau sa dispui de o tehnologie avansata. Este extrem de simplu sa devii mai eficient si productiv, oricine poate invata daca intr-adevar isi doreste acest lucru, atat cat sa puna in practica lucrurile pas cu pas si sa vada rezultatele in timp.

Astazi am hotarat sa abordam subiectul ce tine in mare parte de managementul e-mailului dintr-un motiv relativ simplu. Am observat ca in majoritatea cazurilor, oamenii ce se declara ocupati sunt, de fapt, doar stresati si nimic mai mult. Acest „Busy Work” doar de dragul lui, fara sa obtii rezultate excelente in domeniul tau sau sa depasesti macar media celor din industria ta, te pot face sa arati penibil uneori in fata celorlalti.

email-management

Imi intrebam recent un prieten: „La ce tot lucrezi atat si esti ocupat mereu, de nu poate vorbi omul cu tine o clipa ?”

El : „Nu am timp sa-ti explic, am foarte mult de lucru, trebuie sa lucrez si asta e” (nu, nu era angajat, ci freelancer, si acestia uneori lucreaza peste masura si nici macar ei nustiu de ce…nu au un scop precis)

Cum am spus si mai demult intr-un articol pe blogul meu. A-ti face un plan doar de dragul de a-ti face un plan, fara sa-l respecti, este o pierdere de timp. Cu atat mai mult este o pierdere de timp in a face un plan si a-l respecta cu strictete maxima, fara sa implementezi si alte posibile solutii mai rapide si eficiente care se ivesc pe parcurs. Este O.K. sa ai planul, dar daca exista solutii mai bune ce le descoperi mai apoi si te duc mai repede la rezultatul dorit, atunci implementeaza-le. Este important sa stii cand sa devii  flexibil, daca asta te ajuta sa-ti atingi mai rapid telul !!!

Revenind la prietenul nostru… I-am spus doar 5 lucruri:

1. un citat: ” You can’t work harder, you need to work smarter ! ” (Munceste inteligent ca sa nu trebuiasca sa muncesti din greu), ceea ce l-a pus pe ganduri.

2. i-am dat o metoda pe care sa o foloseasca, ca sa se organizeze mai bine. Mai exact, este vorba de metoda pomodoro si i-am oferit link pentru mai multe detalii online: http://pomodorotechnique.com/

3. i-am recomandat doua carti bune ce abordeaza atat latura de time management & energy management cat si pe latura de project management & task management etc. http://gettingthingsdone.com/ … si la cat de imprastiat il stiam eu in trecut (nu mai vorbisem cu el de mult timp), imi spuneam in minte ceva de genul… mai stai asa, omul asta poate nu vrea sa citeasca toata cartea aceea asa ca i-am mai oferit inca una, putin mai mica si mai usor de inteles: http://www.the1thing.com/

4. o recomandare de resursa online si offline unde isi poate tine un jurnal propriu dar si de business, apoi am incheiat tot cu un citat. (adora citatele si parca doar asa incepe sa se miste, daca lucrurile pe care i le spun, au mai fost rostite si de alti autori mari) „Your mind is for having ideas, not holding them.” (Mintea este pentru a produce idei, nu pentru a le memora).

https://todoist.com

http://www.bitrix24.com/

si offline : Jurnalul Generalului

5. O ultima recomandare a fost o unealta online ce il ajuta sa-si tina managementul contactelor sale atat personale cat si profesionale ( la ultimul eveniment la care am fost cu el uitase peste 10 din oamenii cu care a dat mana in acea zi, ceea ce mi se pare o nebunie din punctul meu de vedere).

Aplicatia de mai jos te ajuta sa iti clasifici oamenii in functie de punctele de interes, domeniile de activitate, mediu etc.. De exemplu, poti creea „casute” separate pentru:

1. Familie & Prieteni

2. Clienti trecuti

3. Clienti potentiali

4. Clienti curenti

5. Manageri & Antreprenori

6.Investitori

7. Co-Workers

8. Co-fondatori

9. Referali / Testimoniale

10. Parteneri etc. Mi se pare genial si este folosita atat pe plan personal de oameni obisnuiti, cat si de firme. Fiind vorba intre noi, una vorbesti cu familia si cei apropiati, altfel vorbesti cu partenerii, angajatii, clientii fosti sau potentiali etc.

Limbajul trebuie calibrat in functie de circumstante si mediu, iar dacaesti organizat vei fi mai eficient in comunicarea cu acestia (in special in online). Este customizabil si il setezi in functie de preferintele proprii. L-am recomandat cu drag:  http://contactually.com/

Acestea fiind spuse, nu stiu exact cate a implementat, nu mi-a spus inca… cert este ca la mai putin de 15 zile ne intalnim iar si, din vorba in vorba, il intreb… cum iti mai merg proiectele, ce mai faci ?

Se citea pe fata lui ca este muuuult mai relaxat, vorbea mai calm, iar tonul vocii era placut la ascultat (nu ca inainte). Mi-a multumit mult si sper sa se tina de treaba. Mi-a ramas intiparit in minte un lucru ce l-a mentionat:

„Sebastiane, inainte de asta, abia daca faceam 3-5 lucruri relativ simple pe zi din ceea ce-mi propusesem, acum ma vad in postura in care bifez pe liste cel putin 10-20 de obiective si la final de zi inca am timp si as face mai multe pentru ca ma simt din ce in ce mai motivat. ” (desi nu ii placeau organizarea, meticulozitatiile, detaliile etc, dar …incet, incet, aplicand ce l-am sfatuit, a devenit un om de actiune)   De fapt, daca inca nu il crezi pe el… sau pe mine, este ok. Nici eu nu cred pana nu vad, testez, simt, miros, ating ceva 🙂

Ideea este ca trebui sa pui TU in practica si sa vezi ce iti este potrivit tie si nevoilor tale. Lucrurile acestea functioneaza, dar nu in aceeasi masura pentru toti. Am intalnit oameni care lucreza mai bine sub conditii de stres, altii care nu tolereaza stresul deloc in viata lor. Adevarul este ca stresul ni-l creem singuri, nu exista stimuli de stres reali, totul este la nivel de minte. Eu daca NU am un plan, niste pasi si un deadline, ma simt stresat si parca pierd controlul…directia in care ma indrept. Vorbind cu o persoana total opusa mie si crezand ca daca va face planuri va fi mai ineficienta, ei bine s-a dovedit exact contariul dupa cum ai vazut in exemplul anterior.

email-management-sfaturi

Tinand cont de multimea de strategii si informatii gresite disponibile peste tot in lume si mai ales online, e de mirare ca inca mai putem sa ne intelegem om cu om, cu atat mai putin sa comunicam unul cu altul (nu conteaza canalul). Asadar, trecand peste aceasta mica experienta, iti voi sugera in continuare cateva din cele mai bune si simple dar eficiente strategii, prin care sa-ti organizezi mai bine e-mailul (recomand e-mailul de la Google: Gmail; iti poti face unul chiar AICI )

Doar construind cateva rutine si sisteme vei dezvolta disciplina necesara, pentru ca atunci cand vine vorba de e-mail multi il folosesc ca si To-Do List, Calendar, sursa de stres, Stimulent negativ de Reactionare si nu Actionare ! Managementul Timpului am observat ca este supraevolueat in ultima perioada.

Eu te sfatuiesc sa ai grija cu Managementul energiei tale si sa „cheltuiesti” cat mai putin timp petrecut in Inbox. Nu acolo faci bani, nu acolo esti platit sa stai si sa iti faci treaba (doar in cazul in care lucrezi intr-un departament de customer service la o firma, aici da, iti faci banii).

 

Pentru a citi in continuare, vezi partea a II-a a articolului CLICK AICI !

 

surse imagini:

http://www.flawd.se/

http://www.bestlegalpractices.com/

http://businesstrainingadvice.wordpress.com/

Standard
In atentia mea

Cei trei castigatori ai cursului de time management sunt…

Foto: GiniMiniGi

Am finalizat procesul de contactare a celor trei castigatori ai cursului online de time management, bonus oferit de Bogdan Vaida. Am pus doua intrebari castigatorilor:

  • de ce ai considerat ca ai nevoie de un curs de time management?
  • care sunt domeniile in care vei aplica informatiile dobandite in cursul de time management?

Iata raspunsurile lor:

Ioana din Bucuresti:

  • Sa invat cum sa imi ”programez” toate cele 24 de ore dintr-o zi (o parte din ore stiu cum sa le folosesc insa cealalta parte,nu).
  • Arta,scris si medicina naturista.

Simona din Brasov

  • Pentru ca am un job stabil si am inceput si sa dezvolt o afacere si timpul a devenit cea mai pretioasa resursa
  •  In toate aspectele vietii, timp pentru sanatate si propria persoana, timp pentru planificare (nu o prea fac), timp pentru afacere si daca mai gasesc timp pentru relaxare :

Camelia din Timisoara

  •  pentru o mai buna gestionare a resursei de timp
  • in timpul propriu si in timpul orelor de munca
Multumesc tuturor participantilor la sondaj.

Felicit castigatorii si le multumesc pentru ca au impartasit cu noi aceste informatii. Intr-adevar, managementul timpului este important si trebuie luat in considerare atunci chiar daca nu esti o persoana ocupata, chiar si numai pentru a-ti mari bagajul de timp pe care ti-l acorzi tie si celor dragi!

Standard
Eveniment

Ai putea participa la un curs de Time Management. Gratuit.

Il cunosc si colaborez cu  Bogdan Vaida de ceva timp. Este o persoana energica si deosebit de organizata. Nici nu ma mir ca e organizat, din moment ce este trainer si coach pe domeniul managementului timpului.

Acum cateva zile am primit in dar, de la el, trei bilete de intrare la cursul sau online pe subiect de  Time Management, pentru a le da cititorilor mei. Detalii despre curs gasesti dand click aici.

Cursul costa 147 de lei, dar vei putea intra gratuit la el daca indeplinesti doua conditii:

  1. esti abonat la Buletinul meu Informativ
  2. completezi un sondaj de 3 intrebari (iti ia 1 minut)

Daca nu esti abonat la Buletin, o poti face dand click aici. Trebuie sa te misti repede pentru ca in 2-3 zile voi trimite mesajul cu aceasta oferta catre abonati!

Standard
Carti, filme si evenimente, Filme documentare

Recenzie: Organizeaza-te

orga

  • Titlu:Organizeaza-te!
  • Autor: Chris Crouch
  • ISBN: 978-973-88521-8-1
  • Gen: dezvoltare personala, managementul timpului
  • Se adreseaza: publicului larg

Recomandare

Detalii despre sistemul de notare al cartilor aici.

Trebuie sa recunosc: am optat pentru a citi aceasta carte datorita faptului ca in ultimele luni am devenit deosebit de ocupat.

Pentru mine managementul timpului nu e o chestie nou. Am citit carti pe acest subiect si am aflat o groaza de tehnici de eficientizare a muncii online de la bloggeri renumiti, cum este Darren Rowse de la probl0gger.net

Dar nu mi-am putut infringe curiozitatea de a arunca un ochi si peste aceasta carte. Si nu mi-a parut rau.

Cartea este scrisa intr-un mod care observ ca devine tot mai popular (capitole scurte, de 3-5 pagini, rar mai mult). Este concisa, la subiect, plina de tehnici practice care sa te ajute in momentul in care le aplici, cu o eficienta care depinde de stilul tau de lucru si felul de a fi.

Ce m-a suprins placut este faptul ca autorul este un bun analist in domeniul psihologiei, realizind portrete exacte ale tipologiei si manifestarii in munca a persoanelor care sint foarte ocupate. Nu am putut sa nu ma recunosc in citeva dintre ele.

Dupa  capitolele introductive care ne ajuta sa identificam problemele, se trece la cele cinci decizii importante pe care trebuie sa le luam (noi, cei ocupati): renuntarea, delegarea, trecerea la actiune, indosarierea, dosarele pentru follow up.

Apoi se trece la exemplificari si tehnic compozite, menite sa-ti schimbe atitudinea asupra crizei de timp si sa te ajute efectiv in lucru. Am observat ca personal aplic multe din aceste tehnici, pe care le-am citit la autori disparati sau de pe internet, dar cartea m-a ajutat sa am o viziune de ansamblu asupra lor si sa le aplic organizat.

Chiar daca folosesc in mod diferit procedeele, uzitind alte unelete (de exemplu pentru „indosariere”), tehnica in sine este aceiasi si o pot adapta la modul meu de lucru. Nu trebuie sa fiti rigizi in momentul in care vi se recomanda ceva. Puteti prelua doar ideea si sa o modificati in asa fel incit sa o aplicati usor, pliata la nevoile voastre.

Cartea este o lectura buna atit pentru cei care doar incep sa citeasca pe acest subiect cit si pentru cei obisnuiti cu subiectele productivitate si time management, care sigur vor gasi idei si tehnici interesante.

Poti cumpara aceasta carte de pe internet, dar eu iti propun o alternativa. Am reusit sa obtin de la editura Amsta o reducere de 5% la pretul cartii pentru cititorii Milionarului Mioritic. Tot ce trebuie sa faci este sa folosesti formularul de comanda, pe care il gasesti aici.

Standard