Acest articol este partea a II-a din seria „5 Sfaturi De Top Pentru Un E-mail Curat Si Mai Putin Stres”, articol scris de Sebastian Papp.

Pentru partea I CLICK AICI

Sa continuam prima parte…

Asadar, cateva sfaturi de inceput, de bun simt, cand vine vorba de utilizarea e-mailului:

1. Curata-l o singura data, Maxim de doua ori pe zi (preferabil o data in jurul orei 12 si inca o data mai pe seara )

2. Incearca sa raspunzi la mesaje in maximum 3 minute cat mai scurt si la obiect ( depinde si de e-mail dar totusi incearca sa nu te lalai…. sa petreci peste 10 minute scriind un amarat de mesaj. Mai bine suna persoana respectiva si esti de 100 de ori mai castigat atat tu cat si ea)

3. Daca un e-mail nu iti este O.K. ( continutul acestuia, persoana de la care l-ai primit, ora etc.), nu-l lasa „sa putrezeasca” acolo, fa-i ceva:

a. il stergi

b. delegi acel e-mail asistentei tale (daca ai una)

c. il salvezi (arhivezi pentru mai tarziu)

d. il programezi sa il primesti in alta zi (acum fiind deja ocupat cu proiectele pe care le ai)

4. Seteaza in Gmail optiunea cu 5 casute de primire in loc de una sau 3. Acestea 5 fiind: Primar, Social, Oferte, Updates, Forums. Google deja a studiat o multime de e-mailuri si ti le va filtra pe fiecare in functie de continutul acestuia !

Asadar, in loc sa vezi 500 de e-mailuri in casuta principala, vei gasi probabil doar 100-150 care sunt de la persoane reale ce vor sa intre in contact cu tine, restul nefiind urgente sau importante, ci doar simple oferte, actualizari etc.

5. Vrei sa faci citirea & raspunderea mailurilor cea mai placuta sarcina a ta ? Foloseste urmatoarea aplicatie si iti garantez ca te vei indragosti de ea si vei dori sa o folosesti mult timp de aici inainte: http://emailga.me/
TOP 3 resurse excelente ce se integreaza cu e-mail si te ajuta sa devii mai productiv:

• sanebox
• raportive
• boomerang

 

Alte Resurse Utile De Utilizat :

https://rapportive.com – aflii mai multe detalii despre persoanele ce te contacteaza, intr-o singura casuta
https://www.sanebox.com/ – filtru de e-mailuri mai avansat decat cel de la Gmail – Google

http://www.boomeranggmail.com/ – foarte bun pentru setarea e-mailurilor, programarea acestora etc.)

https://unroll.me/ – dezabonarea facuta intr-un mod usor, rapid si distractiv

http://www.otherinbox.com/organizer/ – organizare eficienta a inboxului

http://www.getsignals.com/ – contorizeaza emailurile deschise, clickurile etc. – se poate sincroniza si cu OutLook

http://www.rightinbox.com/ – Programeaza mailurile sa se trimita in mod automat mai tarziu

https://ifttt.com/ – foarte bun pentru automatizarea emailului, sincronizat cu alte servicii

https://www.followupthen.com/

http://www.otherinbox.com/

 

Sunt curios pe tine ce unelte si idei te-au atras si le voi folosi cel mai mult in viitorul apropiat ?

Astept feedbackul tau intr-un comentariu mai jos !

 

PS: Daca ai sugestii si idei nu ezita sa ne spui si parerea ta referitor la acest subiect, conteaza foarte mult pentru noi si ne va ajuta sa dezvoltam materialele creeate pentru ca doar in acest fel vor beneficia cat mai multi oameni.

 

surse imagini:

http://www.flawd.se/

http://www.bestlegalpractices.com/

http://businesstrainingadvice.wordpress.com/

Acest articol este scris de Sebastian Papp

Daca esti genul de persoana careia ii place sa fie productiva si eficienta, si cateodata volumul de informatie te copleseste, sunt sigur ca articolul de azi iti va placea enorm si il vei gasi util atat in viata ta personala cat si in cea profesionala. Astazi iti voi oferi cateva din cele mai bune solutii eficiente ce tin de managementul & curatarea celui mai mare „mancator de timp” din zilele noastre. Da, Inboxul tau, fie ca vorbim de yahoo, gmail etc! Tinand cont de ritmul cu care se misca lucrurile in prezent in era informatiei, nu a fost niciodata mai usor sa fii extrem de productiv. Niciodata.

Cu toate acestea, numarul de unelte ce iti sunt puse la dispozitie de multe ori „parca” mai mult te incurca, in loc sa te ajute (nestiind ce sa alegi). De fapt, nu e nevoie sa ai anumite aptitudini, sa ai talent si inclinatie catre management timpului sau sa dispui de o tehnologie avansata. Este extrem de simplu sa devii mai eficient si productiv, oricine poate invata daca intr-adevar isi doreste acest lucru, atat cat sa puna in practica lucrurile pas cu pas si sa vada rezultatele in timp.

Astazi am hotarat sa abordam subiectul ce tine in mare parte de managementul e-mailului dintr-un motiv relativ simplu. Am observat ca in majoritatea cazurilor, oamenii ce se declara ocupati sunt, de fapt, doar stresati si nimic mai mult. Acest „Busy Work” doar de dragul lui, fara sa obtii rezultate excelente in domeniul tau sau sa depasesti macar media celor din industria ta, te pot face sa arati penibil uneori in fata celorlalti.

Imi intrebam recent un prieten: „La ce tot lucrezi atat si esti ocupat mereu, de nu poate vorbi omul cu tine o clipa ?”

El : „Nu am timp sa-ti explic, am foarte mult de lucru, trebuie sa lucrez si asta e” (nu, nu era angajat, ci freelancer, si acestia uneori lucreaza peste masura si nici macar ei nustiu de ce…nu au un scop precis)

Cum am spus si mai demult intr-un articol pe blogul meu. A-ti face un plan doar de dragul de a-ti face un plan, fara sa-l respecti, este o pierdere de timp. Cu atat mai mult este o pierdere de timp in a face un plan si a-l respecta cu strictete maxima, fara sa implementezi si alte posibile solutii mai rapide si eficiente care se ivesc pe parcurs. Este O.K. sa ai planul, dar daca exista solutii mai bune ce le descoperi mai apoi si te duc mai repede la rezultatul dorit, atunci implementeaza-le. Este important sa stii cand sa devii  flexibil, daca asta te ajuta sa-ti atingi mai rapid telul !!!

Revenind la prietenul nostru… I-am spus doar 5 lucruri:

1. un citat: ” You can’t work harder, you need to work smarter ! ” (Munceste inteligent ca sa nu trebuiasca sa muncesti din greu), ceea ce l-a pus pe ganduri.

2. i-am dat o metoda pe care sa o foloseasca, ca sa se organizeze mai bine. Mai exact, este vorba de metoda pomodoro si i-am oferit link pentru mai multe detalii online: http://pomodorotechnique.com/

3. i-am recomandat doua carti bune ce abordeaza atat latura de time management & energy management cat si pe latura de project management & task management etc. http://gettingthingsdone.com/ … si la cat de imprastiat il stiam eu in trecut (nu mai vorbisem cu el de mult timp), imi spuneam in minte ceva de genul… mai stai asa, omul asta poate nu vrea sa citeasca toata cartea aceea asa ca i-am mai oferit inca una, putin mai mica si mai usor de inteles: http://www.the1thing.com/

4. o recomandare de resursa online si offline unde isi poate tine un jurnal propriu dar si de business, apoi am incheiat tot cu un citat. (adora citatele si parca doar asa incepe sa se miste, daca lucrurile pe care i le spun, au mai fost rostite si de alti autori mari) „Your mind is for having ideas, not holding them.” (Mintea este pentru a produce idei, nu pentru a le memora).

https://todoist.com

http://www.bitrix24.com/

si offline : Jurnalul Generalului

5. O ultima recomandare a fost o unealta online ce il ajuta sa-si tina managementul contactelor sale atat personale cat si profesionale ( la ultimul eveniment la care am fost cu el uitase peste 10 din oamenii cu care a dat mana in acea zi, ceea ce mi se pare o nebunie din punctul meu de vedere).

Aplicatia de mai jos te ajuta sa iti clasifici oamenii in functie de punctele de interes, domeniile de activitate, mediu etc.. De exemplu, poti creea „casute” separate pentru:

1. Familie & Prieteni

2. Clienti trecuti

3. Clienti potentiali

4. Clienti curenti

5. Manageri & Antreprenori

6.Investitori

7. Co-Workers

8. Co-fondatori

9. Referali / Testimoniale

10. Parteneri etc. Mi se pare genial si este folosita atat pe plan personal de oameni obisnuiti, cat si de firme. Fiind vorba intre noi, una vorbesti cu familia si cei apropiati, altfel vorbesti cu partenerii, angajatii, clientii fosti sau potentiali etc.

Limbajul trebuie calibrat in functie de circumstante si mediu, iar dacaesti organizat vei fi mai eficient in comunicarea cu acestia (in special in online). Este customizabil si il setezi in functie de preferintele proprii. L-am recomandat cu drag:  http://contactually.com/

Acestea fiind spuse, nu stiu exact cate a implementat, nu mi-a spus inca… cert este ca la mai putin de 15 zile ne intalnim iar si, din vorba in vorba, il intreb… cum iti mai merg proiectele, ce mai faci ?

Se citea pe fata lui ca este muuuult mai relaxat, vorbea mai calm, iar tonul vocii era placut la ascultat (nu ca inainte). Mi-a multumit mult si sper sa se tina de treaba. Mi-a ramas intiparit in minte un lucru ce l-a mentionat:

„Sebastiane, inainte de asta, abia daca faceam 3-5 lucruri relativ simple pe zi din ceea ce-mi propusesem, acum ma vad in postura in care bifez pe liste cel putin 10-20 de obiective si la final de zi inca am timp si as face mai multe pentru ca ma simt din ce in ce mai motivat. ” (desi nu ii placeau organizarea, meticulozitatiile, detaliile etc, dar …incet, incet, aplicand ce l-am sfatuit, a devenit un om de actiune)   De fapt, daca inca nu il crezi pe el… sau pe mine, este ok. Nici eu nu cred pana nu vad, testez, simt, miros, ating ceva 🙂

Ideea este ca trebui sa pui TU in practica si sa vezi ce iti este potrivit tie si nevoilor tale. Lucrurile acestea functioneaza, dar nu in aceeasi masura pentru toti. Am intalnit oameni care lucreza mai bine sub conditii de stres, altii care nu tolereaza stresul deloc in viata lor. Adevarul este ca stresul ni-l creem singuri, nu exista stimuli de stres reali, totul este la nivel de minte. Eu daca NU am un plan, niste pasi si un deadline, ma simt stresat si parca pierd controlul…directia in care ma indrept. Vorbind cu o persoana total opusa mie si crezand ca daca va face planuri va fi mai ineficienta, ei bine s-a dovedit exact contariul dupa cum ai vazut in exemplul anterior.

Tinand cont de multimea de strategii si informatii gresite disponibile peste tot in lume si mai ales online, e de mirare ca inca mai putem sa ne intelegem om cu om, cu atat mai putin sa comunicam unul cu altul (nu conteaza canalul). Asadar, trecand peste aceasta mica experienta, iti voi sugera in continuare cateva din cele mai bune si simple dar eficiente strategii, prin care sa-ti organizezi mai bine e-mailul (recomand e-mailul de la Google: Gmail; iti poti face unul chiar AICI )

Doar construind cateva rutine si sisteme vei dezvolta disciplina necesara, pentru ca atunci cand vine vorba de e-mail multi il folosesc ca si To-Do List, Calendar, sursa de stres, Stimulent negativ de Reactionare si nu Actionare ! Managementul Timpului am observat ca este supraevolueat in ultima perioada.

Eu te sfatuiesc sa ai grija cu Managementul energiei tale si sa „cheltuiesti” cat mai putin timp petrecut in Inbox. Nu acolo faci bani, nu acolo esti platit sa stai si sa iti faci treaba (doar in cazul in care lucrezi intr-un departament de customer service la o firma, aici da, iti faci banii).

 

Pentru a citi in continuare, vezi partea a II-a a articolului CLICK AICI !

 

surse imagini:

http://www.flawd.se/

http://www.bestlegalpractices.com/

http://businesstrainingadvice.wordpress.com/